각각 관리해야 하는 것이 아니라, 기업에서 모든 메일 메세지를 관리 하여야 하는 중요한 정보라는 인식이 확산되고 있다.

게다가 미국에서 엔론과 월드콤 같은 회사들의 대형 회계 부정 사건이 발생하자, 2002년도부터 미국의 기업 회계 개혁 및 투자 보호를 목적으로 내부 통제 및 감사를 강화하기 위한 법률 (Sarbanes-Oxley Act) 이 제정되면서 기업의 이메일에 대한 저장, 보관 및 관리를 위한 솔루션에 대한 수요가 폭발적으로 성장하게 되었다. 미국의 경우에는 이 Sarbanes-Oxley Act 뿐만 아니라, 의료기관을 대상으로 하는 HIPPA 법, 중계기업을 대상으로 하는 SEC Rule17a-3 and 17a-4 등도 이메일을 포함한 기업의 커뮤니케이션에 대한 모든 기록을 저장, 보관 관리하도록 하고 있으며, 일본에서도 증권 관리법을 개정하여 금년부터 재무보고에 관계된 내부 총제의 평가 및 감사에 관한 실시기준을 두어 상장회사를 대상으로 이메일 시스템에 대한 기록의 보관, 관리를 의무화 하고 있다.

이러한 법령준수를 위한 IT컴플라이언스 관련 솔루션의 하나인 이메일 아카이빙 솔루션은 인터넷 이메일을 일정한 기간 동안 저장, 보관, 관리하는 솔루션이다. 그러나 미국의 인터넷 커뮤니케이션 관련 리서치 회사인 Radicati에 따르면 미국에서 이메일 아카이빙 솔루션을 도입한 업체의 약 28%만이 Sarbanes-Oxley Act, HIPPA법 관련 규정 준수를 위하여 솔루션을 도입하였고, 나머지는 다른 이유에서 이메일 아카이빙 솔루션을 도입하고 있다고 한다. 나머지 28%는 이메일 저장 공간의 효율화, 25%는 회사 내부 정책, 15%는 지식관리를 위하여, 잔여 4%는 기타의 이유로 이메일 아카이빙 솔루션을 도입하였다.

즉 메일 아카이빙 솔루션은 법률 규정만을 위하여 도입하는 솔루션이 아니라는 것이다. 일반적으로 기업들은 이메일 시스템의 성능과 즉답성을 위하여 메일 시스템에 고성능 저장 장치를 장착하는 경우가 많다. 그러나 한번 읽은 메일은 일주일 후 다시 읽을 확률이 1%가 채 되지 않는다. 1주일이 경과한 메일은 다시 읽을 필요성은 낮지만 개인 사용자의 입장에서도 지워 버릴 수도 없다. 기업의 메일 시스템의 99% 정도의 메일 데이터는 이렇게 중요성은 높고, 억세스 빈도는 낮은 데이터라는 사실은 이메일 아카이빙 솔루션을 도입하여, 데이터를 속도는 느리지만 저렴한 2차적인 저장 공간으로 이동, 보관을 할 수 있다는 것이다. 이러한 이메일 저장 공간의 효율화를 통하여 기업은 메일 시스템에 소요되는 총비용 (TCO : Total Cost of Ownership)을 절감하고, 개인에게 메일 저장 공간을 확대 제공 할 수 있다.

두번째, 법률적으로 컴플라이언스 준수를 위한 대상은 아니지만, 기업의 메일 시스템의 보안 강화 등의 사유로 이메일 아카이빙 솔루션을 도입하는 경우이다. 메일을 통한 기업 내부 정보의 외부 유출, 개인에 의한 이메일의 남용 등을 막기 위하여 이메일 아카이빙 솔루션을 도입하여 직원들의 메일을 모니터링 할 수도 있으며, 관련된 증거자료로 활용도 가능하다.

세번째 이유는 위에서 언급한 바와 같이 기업의 이메일 시스템에 저장된 메일데이터들은 중요한 기업 정보를 포함하고 있으며 기업정보의 약 60% 이상이 이메일 형태로 존재한다는 사실로부터 출발한다. 이러한 중요 정보를 개개인의 관리에 맡기지 않고 IT부서에서 통합 수집, 관리를 하고, 이렇게 모여진 메일을 검색할 수 있도록 이메일 아카이빙 솔루션을 도입한다 .이메일 아카이빙 솔루션을 통하여 관리되는 메일 데이타는 별도의 지식관리 기반 데이터로 활용하거나, 개인의 PC 고장, 실수로 인한 메일의 삭제 시 아카이빙 된 메일로 신속한 복구가 가능하다.

그러나 하루 동안 기업에서 송수신되는 이메일을 모두 저장하는 것은 결코 쉬운 일이 아니다. 일단 메일의 통 수도 많거니와 일정 시간대에 그 트래픽이 집중되는 경향이 많고, 거대한 용량의 물리적인 저장공간도 필요하며, 저장된 메일을 검색하기 위한 검색기능도 필요한데 일반적인 수천 만건 정도의 검색 수준이 아닌 수억 건의 검색에 따른 검색엔진의 성능도 문제가 된다. 또한 다양한 이메일 시스템을 지원하는지에 대한 문제 및 저장되지 않는 메일이 발생할 가능성도 있다.

따라서 이메일 아카이빙 솔루션의 도입을 검토하는 경우에는, 위의 경우를 면밀하게 파악하여 솔루션을 선택하여야 하고, 활용 목적, 저장 기간 등을 고려하여 제품 및 하드웨어의 용량과 Spec 을 결정 하여야 한다.

아직 국내에는 이메일 관련된 컴플라이언스 법률이 시행되지는 않았지만, 이메일 아카이빙 솔루션의 도입을 검토하거나 도입한 기업의 수는 증가 추세에 있다. 금융 기관을 중심으로 도입을 한 사례는 많으며, 기업의 이메일 보안을 위한 도입 검토도 증가하고 있고, 많은 사용자를 보유한 기업의 경우에는 메일 저장공간의 효율성 제고를 위하여 이메일 아카이빙 솔루션의 도입을 검토하고 있다.